PAGINA DI ISTRUZIONI PER IL TESORIERE
Aggiornata al 8 luglio 2013 (autore: Piergiovanna)
LIBRI CASSA, CONTI PER PROVENTI E COSTI, BILANCI, ALTRI DOCUMENTI RELATIVI ALLA CONTABILITA'
I files relativi ai libri cassa, ai conti per proventi e costi, ai bilanci, nonché i files relativi a pezze giustificative di spese, i contratti, gli estratti conto, i versamenti F24 si trovano nella cartella dropbox che è in condivisione al tesoriere e presidente. Con questa divisione (ANNUALE):
ANNO 20XX > ESTRATTI CONTO 20XX > ESTRATTI CONTO BANCA
> ESTRATTI CONTO PAYPAL
> DOCUMENTI SPESE CONTRATTI 20XX > DOCUMENTI COMMERCIALISTA
> CONTRATTI
> DOMINI SERVIZI
> ALTRI FILES VARIABILI IN BASE ALLE ATTIVITA' DELL'ANNO
> F24
>LIBRO CASSA CONTI BILANCIO
ESTRATTI CONTO
E' buona norma che il tesoriere a fine anno solare esegua un estratto conto contentente tutte le operazioni dell'anno, con descrizione estesa, sia di Paypal che del conto corrente (ma in caso di aggiunte di ulteriori conti, gli estratti andranno fatti anche di questi) e lo conservi nella relativa cartella ESTRATTI CONTO dell'anno solare, così da consentire maggior trasparenza e una più rapida verifica nel caso di controlli fiscali futuri.
N.B.: gli estratti conto sono di due tipologie: sintetici o dettagliati. Va selezionata sul sito della banca o di paypal la modalità "estesa" quando si fa un estratto conto, altrimenti non si hanno i dettagli delle causali e non è possibile risalire alla tipologia di versamento (quota associativa? donazione debian? donazione ad Assoli?)
E' buona norma che il tesoriere conservi tutti i files importanti ai fini fiscali in un luogo accessibile ai consiglieri e ai futuri tesorieri (attualmente i files dal 2007 al 2013 sono su una cartella dropbox condivisa da Piergiovanna Grossi con il presidente, il tesoriere e il segretario in carica, in caso di modifiche è utile tenerne traccia possibilmente in questa pagina o in altro luogo ritenuto più opportuno). Il tesoriere in carica conserva inoltre un faldone con la documentazione cartacea e glia ccessi alla banca (il faldone è in consegna al tesoriere in carica, Cristian Consonni, dal 22 giugno 2013).
GESTIONE NUOVI ASSOCIATI
I nuovi associati versano una quota sul CC o su paypal e inviano una mail di avvenuto pagamento al tesoriere.
Se il versamento è fatto tramite Paypal, al teosoriere arriva anche una notifica automatica dal sistema.
E' compito del tesoriere:
- dare conferma di ricezione della quota rispondendo alla mail del richiedente
- iscrivere o far iscrivere a chi di competenza il nuovo socio alla lista soci@softwarelibero.it
- registrare o far registrare a chi di competenza il nuovo socio come utente del sito. Tramite questa procedura il nuovo socio riceve un messaggio automatico di approvazione dell'iscrizione e di benvenuto nell'associazione. Per registrare il nuovo socio sul sito, entrare come amministratore, selezionare persone (menù in alto) e cliccare su "aggiungi nuovo utente". Inserire l'e-mail e il nome del richiedente e assicurarsi che il ruolo sia socio e lo stato sia attivo. Al richiedente arriverà una mail di conferma iscrizione e benvenuto.
- approvare o far approvare a chi di competenza l'eventuale facoltativa iscrizione del nuovo socio alla lista progetti@softwarelibero.it
- verificare o far verificare al segretario che il nome venga pubblicato o meno sul sito a questa pagina: http://www.softwarelibero.it/i-soci a seconda della scelta espressa dal socio sul modulo di iscrizione. Il modulo di iscrizione è visualizzabile a questo link: http://www.softwarelibero.it/diventa-socio#overlay-context=diventa-socio&overlay=node/124/webform-results/table
(oppure da Contenuti > webforms > diventa socio assoli > webforms > tabella)
GESTIONE RINNOVO QUOTE
Va verificata alla scadenza annuale prevista dal consiglio se sia stata versata la quota per l'anno corrente, tramite estratto conto da CC o da Paypal.
GESTIONE LIBRO SOCI
Attualmente (2013) il libro soci è costituito da un foglio di calcolo in consegna al segretario.
I nuovi soci si registrano all'associazione tramite la web form sopra indicata (vedi paragrafo GESTIONE NUOVI SOCI). Il segretario o il tesoriere devono trasferire i dati registrati nella web form al libro soci, tramite esportazione della tabella o manualmente.
GESTIONE DONAZIONI
Le donazioni Debian o per altri progetti esterni all'associazione vanno conteggiate a parte e non fanno parte del bilancio associativo.
Le causali sono generalmente espresse dal donatore al momento del versamento (donazione debian, etc.). In alcuni casi è capitato che quote non irrilevanti (dell'ordine di alcune centinaia di euro) siano state versate senza causale. In questi casi dubbi, è compito del tesoriere inviare una mail di richiesta conferma al donatore chiedendo di specificare la causale (n.b.: spesso è capitato così di spostare su fondi Debian donazioni rpive di causale).
Per dettagli sulla gestione delle donazioni è stato prpedisposto un documento ancora in stato di bozza, il quale verrà caricato sul sito appena definitivo.
In sostanza.
L'associazione offre supporto a gruppi o comunità non costituiti giuridicamente nella raccolta di donazioni a favore di progetti inerenti la promozione di SL e contenuti liberi.
I prerequisiti sono:
- che i progetti per cui si raccolgono donazioni rientrino negli scopi statutari di Assoli (es.: si a Debian, Ubuntu.it etc....no a gruppi di supporto politico, religioso etc.)
- che un rappresentante del gruppo o della comunità collabori con il tesoriere e si faccia carico di fare da tramite e di garantire massima trasparenza
- che i fondi raccolti venga così erogati dall'associazione:
1) giro conto verso associazione o ente che abbia STESSI o SIMILI scopi statutari di Assoli
2) pagamenti per organizzazioni di eventi che rientrino tra gli scopi statutari (es: rimborsi spese per conferenza Debian)
3) pagamenti di contratti di colaborazione occasionale per progetti di sviluppo di SL o di Open contents
I punti 2 e 3 non potranno essere supportati se non dietro presentazione di PEZZE GIUSTIFICATIVE di spese sostenute corredate da breve relazione esplicativa (es.: non si può pagare un biglietto per le Canarie a pinco pallo se pinco pallo non dà prova, assieme al tesoriere delegato dal gruppo, che si è recato alle Canarie per validi motivi rientranti negli scopi associativi di Assoli). Allo stesso modo i contratti dovranno essere approvati dal gruppo sostenitore del progetto e dovranno essere debitamente documentati.